Każdy z nas od czasu do czasu decyduje się na większe porządki na swoim stanowisku pracy. Wyrzucamy zbędne dokumenty, stare notatki i przeterminowane przypomnienia, segregujemy papierowe materiały i uporządkowujemy biurko. Jednakże, ważnym elementem jest także porządek w sposobie wykonywania naszej pracy, a więc efektywne zarządzanie posiadającym przez nas czasem i zadaniem.
Oczywiście, stan naszego biurka może odzwierciedlać nasz styl pracy – czy jesteśmy pedantami, lubimy kolorowe przypomnienia, czy może nasze stanowisko wygląda jak po przejściu tajfunu. Niezależnie jednak od indywidualnych preferencji, eksperci zgodnie twierdzą, że uporządkowane miejsce pracy sprzyja efektywności. Dlatego warto na blacie biurka mieć tylko niezbędne przedmioty, dokumenty układać pionowo dla łatwiejszego wyszukania oraz mądrze wykorzystać przestrzeń pod biurkiem, np. za pomocą pudeł czy stojaków.
Podczas organizowania przestrzeni pracy warto jednak pomyśleć także o uporządkowaniu systemu wykonywania zadań. Poniżej przedstawiamy kilka prostych zasad, które pomogą w efektywnym zarządzaniu czasem i pracą.
Pierwsza z nich mówi, że jeżeli czegoś nie zapisałeś, to nie musisz tego robić. Zapisywanie każdego zadania, nawet najprostszego, pomaga zapanować nad natłokiem obowiązków i odciążyć umysł. Dzięki temu łatwiej skupić się na kreatywnych zadaniach.
Kolejna zasada to tzw. „zasada 2 minut” – jeśli danego zadania da się wykonać w mniej niż 2 minuty, powinniśmy zrobić to od razu. Jeśli natomiast zajmie nam więcej czasu, warto wpisać je na listę zadań do wykonania.
Zasada „zero inbox” polega na regularnym opróżnianiu skrzynki mailowej. Zarządzanie pocztą jest łatwiejsze, gdy nie mamy w niej niepotrzebnych wiadomości. Warto korzystać z dedykowanych folderów, etykiet i kategorii.
Ostatnia zasada to technika „Pomodoro”. Polega ona na podziale pracy na 25-minutowe cykle, a po każdym z nich robimy 5-minutową przerwę. Po czterech takich cyklach przysługuje nam dłuższa, 15-30 minutowa przerwa.
Warto regularnie wprowadzać porządek w swoim miejscu pracy i sposobie wykonywania zadań. Dzień Czystego Biurka to idealna okazja do wprowadzenia tych zmian!